Praca zdalna: Wideo-spotkania i konferencje telefoniczne
Jak dyskutowaliśmy wcześniej - czasami jest po prostu lepiej przedyskutować coś szybko przez aplikację do wiadomości błyskawicznych, jak Slack albo Teams, niż zwoływać spotkanie. Ale co, jeśli faktycznie musimy zorganizować spotkanie, a połowa albo nawet więcej zespołu pracuje zdalnie?
Nie martw się, jak znaki towarowe Apple (sic!) mówią - "Jest na to aplikacja"... i nawet nie tylko jedna, a więcej.
Wielcy gracze jak Google i Microsoft, którzy oferują całe platformy do współpracy (GSuite / Office365), naturalnie oferują aplikacje na to.
Hangout Meet
Dla użytkowników Google możesz użyć albo Hangout (jeśli wciąż jesteś na poziomie personalnym) albo, w mojej skromnej opinii, bardzo poręczne Google Meets dla użytkowników GSuite. Ile to kosztuje?
- G Suite Basic, jak zauważono, kosztuje 6 dolarów miesięcznie za użytkownika. Z tym możesz spotkać się z do 25 osobami na raz.
- G Suite Business kosztuje 12 dolarów miesięcznie za użytkownika. Z tym możesz spotkać się z do 50 osobami na raz.
- G Suite Enterprise kosztuje 25 dolarów miesięcznie za użytkownika.
Skype / Skype for Business
Jeśli jesteś użytkownikiem Office365, możesz użyć Skype albo Skype for Business. Skype for Business jest darmowy do użycia z do 25 członkami, a usługa generuje około 3 miliardów minut rozmów dziennie, więc jest to jasno popularny wybór.
Cena - 5,50 dolara miesięcznie, albo 5 dolarów miesięcznie jako część pakietu Office 365 business essentials.
Jednak jeśli nie jesteś związany z żadną z tych platform, możesz też wypróbować inne aplikacje jak:
Zoom.us
Osobiście to jest mój wybór, w mojej opinii Zoom ma najlepszą jakość połączenia (klarowność). Zoom oferuje darmowy podstawowy plan, który pozwala Ci gościć do 100 uczestników, jednak są ograniczeni do 40 minut (i tak nie powinieneś się spotykać dłużej :) ). Płatny zaczyna się od 13,99€ za hosta, co oznacza, że nie potrzebujesz licencji dla wszystkich uczestników, tylko dla tych, którzy organizują/hostują spotkania.
Join.me
Join.me stawia na prostotę. Ich oprogramowanie działa prosto z webu, redukując potrzebę pobierania zewnętrznych pluginów i aplikacji.
Ta platforma ma świetną funkcję zwaną whiteboardingiem, która pozwala członkom zobaczyć, co umieszczasz na wirtualnym papierze w czasie rzeczywistym, co umożliwia efektywną współpracę. Usługa jest też wysoko personalna, możesz ustawić unikalne linki do spotkań, eliminując te długie ID.
Niestety nie oferują darmowej wersji, ale oferują darmowy okres próbny.
Cena - 10,00 dolarów/miesiąc/użytkownik dla do 50 uczestników
Gdzie jest haczyk?
Żeby przeprowadzać spotkania online, musisz upewnić się, że każdy ma wystarczające połączenie internetowe. Jeśli nawet pojedyncza osoba ma problem z łącznością, może to zniszczyć całe spotkanie (zwłaszcza jeśli ta osoba jest kluczowa).
Zdalne spotkania mogą być naprawdę trudne, jeśli połowa zespołu jest w biurze, a druga połowa (albo nawet kilka osób) pracuje z domu albo innej lokalizacji. Ludzie w pomieszczeniu mogą być skłonni zacząć rozmawiać między sobą i mogą zapomnieć w pełni zaangażować wszystkich ludzi, którzy się dołączają zdalnie.
Jeśli uczestniczysz w zdalnym callu z wielu uczestnikami, poproś każdego, żeby zadzwonił. Poproś ludzi, którzy są w biurze, żeby zadzwonili z wielu pomieszczeń albo sal konferencyjnych.
To jest ważne z kilku powodów. Po pierwsze, każdy poczuje się równy - każdy dzwoni i będzie mieć to samo doświadczenie.
Po drugie, żadne boczne rozmowy nie mogą się odbywać, które mogłyby wykluczyć innych ludzi, którzy dołączają się zdalnie.
Najlepsze praktyki
- Jeśli jakość audio nie jest idealna, możesz opuścić wideo z aplikacji i zadzwonić, używając standardowego połączenia komórkowego. Aplikacje jak Zoom pozwalają Ci wybrać, czy chcesz zadzwonić przez internet albo przez telefon. Także nowe telefony są zdolne do hostowania konferencji. Po prostu zadzwoń do pierwszego uczestnika, potem dodaj kolejnego i połącz rozmowy.
- Upewnij się, że każdy jest wyciszony, oprócz osoby, która mówi w danym momencie. Ludzie często pracują z kawiarni albo coworkingów, co powoduje dużo szumu w tle.
- Zdecyduj, czy używasz kamery czy nie, ale uczyń tę decyzję obowiązkową dla każdego. Jeśli wszyscy używają kamery, oprócz jednej osoby, ludzie mogą stać się podejrzliwi.