Organizacja pracy zdalnej: Godziny pracy

Idea oddania fizycznej kontroli nad pracownikami poprzez pracę zdalną może być wyzwaniem dla wielu właścicieli firm, zwłaszcza jeśli zostali wychowani w mentalności "od 9 do 17".

Możesz się zastanawiać, jak mógłbyś kontrolować godziny pracy swoich zdalnych pracowników, ale najpierw powinieneś zadać sobie ważniejsze pytanie:

Czy muszę kontrolować czas pracy moich pracowników?

Generalnie są dwa modele pracy - oparty na czasie i oparty na zadaniach. W modelu opartym na czasie płacisz pracownikom za ich czas, np. kasjer w sklepie spożywczym. Chcesz, żeby Twój kasjer pracował X godzin i obsługiwał klientów.

Z drugiej strony mamy system pracy zadaniowej - gdy zamawiasz obraz u malarza, nie chcesz mu płacić stawki godzinowej i czekać, aż w końcu skończy dzieło. Płacisz stałą cenę, niezależnie od liczby godzin.

Niestety większość pracy jest bardziej jak malarstwo, niż kasowanie. Weźmy przykład fizycznych pracowników budujących Twój dom. Możesz płacić im stawkę godzinową (tzw. time and materials), ale to może być kuszące dla niektórych pracowników, żeby pracować mniej efektywnie - im dłużej pracują, tym więcej zarabiają. Innymi słowy, możesz płacić 1,5x, 2x i więcej, niż powinieneś.

Z drugiej strony możesz zdecydować płacić im stałą cenę za zbudowanie Twojego domu. W tym scenariuszu jesteś mniej więcej pewny, że nie przepłacisz, ale podnosi to nowy wątek - jakość. Pracownicy pracujący na projekcie ze stałą ceną są skłonni skupić się na dostawie tak bardzo, że mogą poświęcić jakość. Matematyka jest prosta - jeśli dostają 100 000 dolarów za jeden dom i mogą albo zbudować 1 wysokiej jakości budynek w 2 miesiące, albo 2 niższej jakości domy w tym samym czasie i dostać 200 000 dolarów, szanse są, że pójdą w stronę ilości nad jakość.

Więc to jest wyzwanie, któremu wszyscy musimy stawić czoła. Technicznie ten problem nie jest związany czy spowodowany modelem pracy zdalnej. To samo odnosi się do tradycyjnego modelu pracy w biurze, po prostu może nie myślałeś o tym wcześniej.

Więc który jest lepszy?

Szczerze mówiąc - nie wiem. Nasze doświadczenie jest takie, że nie chodzi tak wiele o sam model, a o ludzi, z którymi pracujesz. W ostatnich latach pracowaliśmy z wieloma developerami i zdarzyło nam się przeprowadzić tę dyskusję kilka razy.

Oczywiście nie chcemy płacić developerom za godzinę czy linię kodu - to nie działa w ten sposób. Oczywiście płacimy im za ich czas i wysiłek, ale też potrzebujemy jakiegoś deliverable. Więc gdy przeszliśmy na model zadaniowy, niektórzy developerzy pytali nas - więc jeśli dostarczę zadanie, które było zaplanowane do piątku, dwa dni wcześniej, w środę, czy mogę przestać przychodzić do biura w czwartek i piątek?

Co byś odpowiedział?

Nasza odpowiedź była następująca: Możemy zgodzić się na całkowicie zadaniowy model, ale pamiętaj, że to działa w obie strony. Jeśli zgodzimy się, że to zadanie będzie dostarczone do piątku, a Ty go nie dostarczysz, będziesz pracować za darmo na kolejne X dni, aż zadanie zostanie dostarczone.

I w tym momencie poddawali się dalszym negocjacjom. Czemu? Bo IT jest bardzo nieprzewidywalne, wiele razy developerzy muszą radzić sobie z nieoczekiwanymi błędami, projektować nowe algorytmy, i podczas fazy testowej zdają sobie sprawę, że nie działa to, więc muszą zacząć od nowa.

Więc jak my radzimy sobie z tym?

W efekcie skończyliśmy z pewnym hybrydowym modelem. Oczekujemy, że każdy będzie pracować około 8 godzin dziennie. Chcemy, żeby każdy zaczynał między 6:00 - 9:00, i kończył między 14:00 - 17:00. Trzymamy to ograniczenie, żeby mieć okres w ciągu dnia (między 9:00-14:00), kiedy wiemy, że każdy jest dostępny, na wypadek, gdybyśmy musieli coś przedyskutować. Inaczej moglibyśmy mieć problem, gdy potrzebujemy 2 osób na callu, ale jedna nie jest dostępna, bo albo nie zaczęła jeszcze pracy, albo już ją skończyła.

Umawiamy się też na pewien zakres, który musi być dostarczony (z wspólną zgodą obu stron, próbując oszacować jak najbardziej dokładnie). Gdy wszystko idzie gładko, nie jest problemem, że nasi developerzy kończą wcześniej albo robią przerwę w godzinach pracy, z drugiej strony, gdy harmonogram się napina, deadline'y się zbliżają, każdy pracuje ciężej i czasami dłużej, żeby dotrzymać wspólnie ustalonego deadline'u.

Jak wspomniałem wcześniej - wszystko zależy od ludzi, z którymi pracujesz. Gdy wybierzesz złych ludzi, będą próbować oszukać system, niezależnie od typu - czy to oparty na czasie, czy na zadaniach.

Jak powinienem zacząć?

Wierzę, że najlepszym punktem startowym jest odzwierciedlenie Twoich obecnych zasad. Twoja polityka powinna być jasna, czy oczekuje się, że pracownicy będą dostępni online w pewnym przedziale czasowym, czy mogą działać na elastycznym harmonogramie, zbudowanym wokół ich osobistego życia, podczas gdy dodają dodatkowe godziny przed albo po tradycyjnym dniu pracy od 9 do 17.

Więc jeśli pracowałeś 9-17, zacznij od tego. W międzyczasie możesz testować inne podejście. Np. jeśli jesteś księgowym, możesz mniej więcej zdefiniować bardziej zadaniowe deadline'y. Chcesz mieć dokumenty klientów gotowe do 5. dnia miesiąca, równo 20:00. O ile dostaniesz wszystkie dokumenty gotowe na deadline, nie powinno Cię obchodzić, czy pracownik skończył to o 11:00 czy 19:00.

Jeśli Twój biznes był zresztą rozłożony na różne strefy czasowe, prawdopodobnie nie będzie nawet możliwe, żeby każdy był online w tym samym czasie.

Jeśli pracujesz z domu - uczyń swój czas pracy oficjalnym

Jeśli chcesz być efektywny i wykonać swoją pracę tak szybko, jak możliwe, musisz też ustalić ograniczenia na to, jak spędzasz godziny pracy, zwłaszcza jeśli pracujesz z domu, gdzie rozproszenia, jak członkowie rodziny, zwierzęta, ćwiczenia i obowiązki domowe mogą prezentować łatwe rozproszenia. Uświadom swojej rodzinie, że choć jesteś w domu, wciąż jesteś w pracy. I im więcej Cię rozproszą, tym później skończysz swoją pracę i staniesz się dla nich dostępny ponownie.